Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінің Бұйрығымен бекітілді 17 тамыз 2000 ж. №827

 

 

 

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінің

білім беру ұйымдары кітапханаларының оқырмандарға

кітапханалық қызмет көрсету есебі туралы

 

 

 

Жалпы ережелер

 

Кітапхана қызметін көрсетуді есепке алу оқырмандар мен абонентердің, келушілердің басылымдар берудің, жарияланбаған құжаттардың және кинофото құжаттардың саны мен құрамы, сондай-ақ кітапхананың, оның құрылымдық бөлімшелері нің,бұқаралық, библиографиялық және мемлекеттік ақпар есебі, кітапхана есептілігі, оның қызметін жоспарлау үшін негіз болып табылады.

         Есеп жүргізуге мынадай талаптар қойылады:

1) есеп құжаттамаларын толтырудың толықтығы, дәлдігі мен жүйелілігі;

2) әрбір оқырманды, келуді, баспа туындылары мен басқа да құжаттарды  міндетті түрде тіркеу;

3) есептің әдістері  мен нысандарының үйлесімділігі, дәстүрлі және автоматтандырылған технологияны қолдану жағдайында олардың сенімділігі;

4) кітапхана қызметін есепке алу көрсеткіштері номенклатураларының мемлекеттік ақпардың сондай көрсеткіштеріне сәйкестігі;

5) кітапхана қызметін көрсетуді есепке алу, оқырман формулярын толтыру, онда берілген кітаптарды тіркеу, қүнделікті ақпар есебі мен кітапхана күнделігін тұрақты толтыру жатады;

 6) полиграфиялық тәсілмен әзірленген есеп құжаттарының бланкілері мен компьютердің көмегімен басылған бланкілер тең құқықпен қолданылады.

         Олар стандартты бағдарламалар пакетінің немесе кітапханада оқырмандарға кітапхана қызметін көрсетуді есепке алуды жүргізуге арналып жасалған жеке  бағдарламалар көмегімен ресімделуі мүмкін.

7) оқырмандарға қызмет көрсетуді есепке алу осы  нұсқауда баяндалған біріңғай әдістер бойынша жүзеге асырылады, есептің біріңғай нысандарын жүргізу жолымен қол жеткізіледі.

             

         Кітапхана қызметін көрсетуді есепке алу жүйесі

 

8) Кітапхананың құрылымдық бөлімшелері өз жұмысының бағыттарына қарай Қазақстан Республикасының білім беру ұйымдары кітапханаларының ведомстволық ақпар есептілігі нысандарына сәйкес міндетті есепке алуға жататын жұмыс көрсеткіштерінің тізбесіне сай бастапқы есеп жүргізеді.

7) Оқырмандарға кітапхана қызметін көрсетуді есепке алу жүйесіне:

а) барлық бөлімшелердің кітапхана қызметін көрсетуін кітапхана ішінде есепке алу;

б) оқырмандарға кітапхана қызметін көрсетудің ведомстволық ақпар есебі жатады.

 

Оқырмандар мен абоненттерге қызмет көрсетудің кітапқы кітапханалық есеп құжаттарының құрамы

 мен мақсаты

 

Оқырмандар мен абонеттерге қызмет көрсетудің бастапқы кітапханалық есеп құжаттарының құрамына оқырмандарды тіркеу  карточкасы, кітапханааралық абонемент (КАА) абонентін тіркеу карточкасы, оқырман формуляры, оқырман талабы парағы жұмыс күнделігі жатады.

       Оқырмандарды  тіркеу карточкасы - ол туралы мәліметтерді қамтып, оның кітапхананы  пайдалану кезіндегі есеп құжаты қызметін атқарады.

       Ескерту: Құрылымдық бөлімшелері (абонемент, оқу залы кітап беру бөлімі)жоқ кітапханаларда тіркеу карточкасы жүргізілмейді.

 Абонемент, оқу залы және басқа да бөлімшелері бар кітапханаларда оқырманға оның қанша бөлімшені пайдаланатынына қарамастан тек бір тіркеу карточкасы толтырылады. Тіркеу карточкасы, әдеттегідей абонементте жүргізіледі.

       Оқырман формуляры    оған берілген және қайтарылған баспа  туындылары мен басқа да құжаттар туралы мәліметтер қамтылып,  (жалпы орта білім беру, бастауыш және кәсіптік орта білім беретін ұйымдарда) әдебиет беру мен оқуды талдаудың есеп құжатының қызметін атқарады.

       Оқырман формулярында оқырманның рет номері көрсетіледі, ол оқырман атында жыл соңына дейін сақталады.

      Саралы қызмет көрсетуді қамтамасыз ету мақсатында формулярда оқырман тобының шартты таңбалары ( сиглдер, түрлі-түсті белгілер, рейтер және т.т) қойылуы мүмкін.

Оқырман формуляры бес жыл ішінде пайдалануға арналған. Қосымша беттер толтырылуына қарай оқырмандардың бастауыш және кәсіптік орта білім беретін  ұйымдарда бірқатар жылдар бойы оқуын бақылауға мүмкіндік беретін жаңасымен алмастырылады немесе толықтырылады.

      Жыл сайын 1 қыркүйектен бастап оқырмандарды қайта тіркеу басталады. Қайта тіркеу кезінде оқырман туралы анкеталық мәліметтер нақтыланып, өзгерістер енгізіледі. Формуляр мен оқырманды тіркеу карточкасында жаңа нөмір мен қайта тіркеу күні қойылады. Фамилиясы өзгерген жағдайда жаңа формуляр толтырылады.

      Ескерту: Қайта тіркеу сол сәтте оқырман атына жазылған барлық басылымдарда толығымен өткізген кезде жүргізіледі.

      Кітап формуляры   оқырманға берілген және қайтарылған баспа туындысы немесе басқа да құжаттарды есепке алу мен бақылауға және оны пайдалануға арналған.

      Оқырман талабы парағы  баспа туындылары мен басқа құжаттарды іздеу мен беруге, талаптар мен орындалмаған талаптарды есепке алу мен талдауға арналған.

      Бақылау  парағы оқырманның  кітапхана бөлімшелеріне келуін есепке алуға, берілген және қайтарылған баспа туындыларын бақылауға арналған.

      Кітапхананың жұмыс күнделігі оқырманға қызмет көрсетуді есепке алудың баттапқы  құжатының  нысаны болып табылады. Күнделік  үш  бөлімнен тұрады:

1.   Оқырмандар  құрамы мен келу есебі; 

2.   Басылымдар мен басқа материалдарды беру есебі;

3.   Көпшілік жұмыстар есебі.

 

Кітапхана оқырмандары мен абонентеріне қызмет көрсетудің есеп    бірліктері

 

Оқырмандардың есеп бірлігі – оқырмандарды тіркеу карточкасында, оқырман формулярында немесе автоматтандыру және механикаландыру  құралдарында тіркелген адам-оқырман болып табылады. Оқырмандар есебі оқырмандар саны бойынаша жүргізіледі:

1)    оқырмандардың біріңғай тіркеу картотекасында немесе оқырмандар мен кітапхана пайдаланушыларына қызмет көрсету есебі тіркелген оқырмандар саны бойынша жүргізіледі:

2) кітапханааралық  абонемент (КАА) абоненттерінің есеп бірлігі КАА абонентін тіркеу карточкасында тіркелген кітапхана – абонент немесе  КАА қызметін көрсетуге арналған кәсіпорын, ұйым, мекеме болып табылады. КАА пайдаланушылардың  жалпы  санының есебі КАА абонентін тіркеу карточкасында тіркелген кітапханалар немесе кәсіпорындар,  ұйымдар, мекмелер саны бойынша жүргізіледі.

             

 

Келушілердің  есеп бірлігі

                                                                                           

      Келушілердің есеп бірлігі – бақылау парағында,рұқсат қағазында, оқырман формулярында, кітапхана орындаған анықтамалардың есеп дәптереінде  немесе кітапханада қолданылып жүрген басқа құжатта, сондай-ақ автоматтандыру мен механикаландыру құралдарында тіркелген оқырманның кітапханаға келуі болып табылады.

      Кітапханаға келу деп оқырманның жазылу, қайта тіркелу, басылымдар мен басқа материалдар алу, қайтару немесе оларды пайдалану мерзімін ұзарту, оқу залында оқу, жаңа баслымдар және көрмелермен танысу,анықтама библиография аппаратын (каталогтар мен картотекаларды, анықтама және библио графиялық баслымдарды, анықтамалар мен кеңестер алу) пайдалану, сондай-ақ кітапханада өткізілетін көпшілік шараларға қатысу үшін кез келген құрылымдық бөлімшеге (абонемент, оқу залы, кітапхана пункті) әрбір келуі болып саналады.

     Кітапхана қызметкерлерінің мәслихаттары мен семинарларына, басқа ұйымдар мен мекемелердің кітапханада өткізілетін жиналыстарына, шараларына қатысу, келу санына енгізілмейді.

     Келу мына есеп құжаттарында: оқырман формулярында, бақылау парағында т.б тіркеледі.

     Келудің жалпы санына кітапханаға оның тұрақты емес оқырмандарының бір жолғы келу саны қосылады.

Көпшілік шараларға қатысу кітапхананың жұмыс күнделігінің        3-ші "Көпшілік жұмыстар есебі” бөлімінде немесе кітапханада қолданылып жүрген басқа  құжатта жеке  есептеледі.

      Келушілердің бір күнгі жалпы қорытындысы кітапхананың құрылымдық бөлімшесінің жұмыс күнделігіне түсіріліп, содан кейін ай, тоқсан, жыл ішінде жинақталады.

     Келушілердің жалпы санының есебі кітапхананың әрабір құрылымдық бөлімшесінің есеп құжаттарында кітапхананың жұмыс күнделігінде және кітап берудің және келудің күнделікті ақпар есебінде жүргізіледі.                     

 

уын қамтамасыз ету басылымдармен мерзімді басылымдар, т.б материалдардың  жойылып, ысырап болмауына, ұрлыққа жол бермеу, ұжым мен оқырмандарды жалпы мемлекеттік меншікке ұқыпты қарау сезімін тәрбиелеу шараларын қолдануға міндетті.

 

                         2. Кітапхана қорының сақталу шарттары

 

5. Кітапхана қорының сақталу шарттары оның физикалық- химиялық биологиялық және механикалық бүлінуден қорғауды қамтамасыз етуі тиіс.

6. Сирек құнды құжаттар, тұрақты және ұзақ пайдаланылатын басылымдар мен материалдар қолданылып жүрген мемлекеттік стандарттарға сәйкес сақталады.

7. Кітапхана қорының сақталуына арналған үй-жайларға, бөлмелер мен құрал жабдықтарға қойылатын талаптар мен оның сақталуын қамтамасыз ететін басқа да шарттарды СН 548-22 құрылыс нормалары, «Кітапханаларды жобалау жөніндегі нұсқау, «Кітапханалардағы қауіпсіздік техникасының қағидала- ры, сондай-ақ 7.50.90 «Құжаттарды сақтау. Жалпы талаптар» мемлекетарлық мемлекеттік стандарты бекітеді.

8. Қор сөрелерде, арнаулы шкафтарда немесе сейфтерде тігігнен  және көлденеңінен сақталады. Көлемі 35 см-ге дейінгі кітаптар мен журналдар сөрелерде тігінен, ал үлкен көлемді кітаптар мен журналдар көлденеңінен қойылады.

Парақ материалдар қораптара сақталады. Барлық газеттер мен журналдар түптеледі.

9. Кітап қоймасын жарықтандыру табиғи және жасанды болуы мүмкін.Табиғи жарықтандыруда күн сәулелерінің қорға тікелей түсуіне жол берілмейді. Күн сәулелерін шашырату үшін перделердің әртүрлі жүйесі қолданылады. Жасанды жарықтандыруда жарық нормасын арттыруға болмайды. Электрмен жарықтандыруды 40-60 ваттық бір лампа сөреарлық  өтпелердің әрбір 2-метріне 75 ват- тық лампа негізгі өтпенің әрбір 4-5 метріне есептеп қойылған лампалармен қамтамасыз етіледі. Электрлі жарық көздері өрттен қауіпсіз әрі шаң мен ылғал өткізбейтін болуы тиіс.

10. Қорды сақтаудың қолайлы темературасы 17-19 С, ауаның ылғалдылығы 55 С.

11. Қорды сақтаудың қалыпты режимі шартарының бірі – оны шаңнан қорғау және биологиялық зиянкестерден тазарту. Бұл жұмыс тұрмыстық шаңсорғыш -тың және формалиннің                   2-3 ертіндісіне батырылған мақтадан жасалған тампонның көмегімен тұрақты кем дегенде жыл бойы бір-екі рет жүргізілуі тиіс. Шыбын–шіркейлер бүкіл қорға таралып кеткен жағдайда дезинфекциялау жүргізіледі.

                  

 

 

3. Қорды ұйымдастыру барысында оның сақталуын қамтамасыз ету

 

12. Жинақтау мен өңдеу барысында қордың сақталуы,қорды есепке алу жөніндегі нұсқаулармен реттеледі.Есеп құжаттарының жүйесіне жөнелту құжаттары (шот, накладной, чектің көшірмесі, акт, түбіртек және т.с.с.) жиынтық және жеке есеп нысандары (кітапхана қорының есеп кітабы,  инвентарь кітабы, түсімдерді тіркеу журналы, есеп каталогтары мен картотекалары сондай-ақ

 автоматты режимдегі есеп каталогары мен картотекалары) кіреді.

 13. Барлық басылымдар мен басқа да құжат түрлері кітапхана өңдеуіне кейін кітапхана қорына жөнелтіліп, қордың мазмұнына, көлемі мен мақсатына, басылымдар мен материалдар құрамына қарай орналастырылады. Қордың  орналастырылуы сақтауға  ыңғайлы болуға тиіс. Қордың дұрыс орналастырылуы мен физикалық жай-күйі үнемі бақылауда болады.

14. Өрттен қорғану қағидаларын сақтау керек. Кітапхана бөлмелерінде темекі шегуге тыйым салынады. Кітапхана өңдеуінен өтпеген кітаптар оқырмандарға үйге беруге, оқу залынан, оқырман формулярында тірклмеген басылымдарды, сондай-ақ анықтама басылымдарының,сөздіктердің,шежірелердің (энциклопедия)    және т.т. жалғыз данасын беруге тыйым салынады.

15. Әңгімелесу, көрнекі насихаттың әралуан жолымен оқырмандарды кітапқа ұқыппен қарауға тәрбиелеу жұмысын тұрақты жүргізіп отыру керек.

16. Қор иесі бөлімдерге сырт киіммен және сөмкемен кіруге тыйым салынады. Еркін пайдалану қорына оқырмандар тек кітапханашының қатысуымен басылымдар мен материалдар берілген кезде ғана  жіберіледі. Кітапхана басылымдар мен материалдарды сыртқа алып шығуға қатаң бақылауды қамтамасыз етуі тиіс.

17. Қор сақтау бөлімі мен функционалды бөлімдердің қослқы қорларының бөлмелеріне жиналыстар, мәслихаттар мен басқа да шараларды өкізуге тыйым салынады.

18. Кітапхана оқырмандарды қатыстыра отырып шағын жөндеуді (түскен беттерді желімдеу, мұқабаны желімдеу және т.т ) жүйелі түрде жүргізіп отыруы тиіс.

19. Оқырмандардың сұранымындағы жұмсақ мұқабалы немесе мұқабасы жоқ, сондай-ақ тұрақты немесе ұзақ мерзімге пайдалануға арналған басылымдарды қайта түптеген жөн. Пайдалану мүмкіндігін кеңейту мақсатында аса зор сұраныстағы жекелеген басылымдар  мен олардың бөлімдері әралуан тәсілмен көбейтіліп көшіріледі, күйтабақтар магнит таспасына қайта көшіріледі. Микрофото  көшірмесі негізінде ұзақ әрі тұрақты сақтауға арналған ғылыми, тарихи және көркемдік жағынан аса құнды басылымдардың сақтандыру қоры жасалады. Ол қауіпсіз орында мұқият сақталуы тиіс.

20. Басылымдар мен материалдардың факт жүзінде  бар-жоғын анықтау үшін, кітапханалар мына мерзімде қорды жоспарлы тексеруді жүргізеді:

1)    бастауыш және орта білім беру ұйымдары, кәсіби техникалық білім беру ұйымдары кітапханаларды- 5 жылда бір рет;

2)    жоғары кәсіптік білім беру ұйымдарының кітапханалары –        7 жылда бір рет.

       Кітап сақтау бөлімінің қоры таңдамалы түрде (аса құнды басылымдар) тексеріледі. Төтенше жағдайлар (стихиялық апаттар, ірі тонаулар, өрт және т.б) болған жағдайда немесе қор үшін жауапты адамның ауысуына байланысты тексеріс жоспарлы ретінде саналады.

        Қордың сақталуы үшін жауапты адам ауысқан кезде өткізу қабылдап-тапсыру актіне сәйкес жүргізіледі. Міндетті жоспарлы тексеріс кітапхана балансында тұрған кітаптардың, кітапшалар мен кинофотоқұжаттардың барлығы жатады. Қорды тексеру    қорытындылары бойынша екі данадан тұратын акт  жасалады.

       Актіге қорда жоқ басылымдар мен басқа материалдардың тізімі тіркеледі. Актіні кітапхана қарамағындағы білім басшысы бекітеді.

21. Қорды тексеру кітаптары «Инвентарь кітабымен» тікелей салыстыру жолымен немесе бақылау талондарының көмегімен жүргізілуі мүмкін.

       Басылымдардың бақылау талондары онда сақталатын инвентарь кітабымен салыстырылады.

22. Кітапханаларда қолданылып жүрген нұсқауларға сәйкес қордан басылымдар мен материалдарды шығаруға рұқсат етіледі. Есептен шығару жолымен мазмұны жағынан ескірген, көнерген, ақаулы, сондай-ақ  оқырмандар жоғалтқан және белгісіз себептермен жоғалған басылымдар алынады. Профильді емес және басы артық дублетті, аз сұраныстағы басылымдар  айырбас қорлары арқылы білім жүйесі кітапханлары арсында бөлінеді.

      Кітапхана қызметкерлері  нотариалдық кеңсенің атқарушы жазбасы, төлқұжат үстелінен, жергілікті әкімшіліктен, оқу немесе жұмыс орнынан берілген анықтама негізінде, оқырманның белгісіз бағытқа кетіп қалуы, сондай–ақ оқырман қаза болған жағдайда басылымдарды есептен шығару құқығы бар.

     

      Ескерту: Білім беру ұйымдары басылымдар мен басқа материалдарды жыл сайын есептен шығарып отыруға міндетті.

23. Идеологиялық немесе саяси есеп бойынша бсаылымдар мен басқа  материалдарды толығымен алып тастауға тыйым салынады.